Por Adrualdo Monte Alto Neto

No artigo anterior apresentamos um rol enunciativo do que o síndico deve e do que não deve fazer no exercício de suas funções. Neste texto aprofundar-nos-emos nesses tópicos, nos detalhes práticos e operacionais, nos pormenores, sobretudo no que toca aos deveres do síndico, ao que é obrigado a fazer ou recomendável que faça para cumprir suas atribuições definidas na Lei e na convenção de condomínio.

Passamos, então, à primeira metade do rol dos deveres/condutas recomendáveis ao síndico:

1) Fazer alteração do representante do condomínio no banco:

O normal, e até o recomendável por questão de praticidade e segurança, é que o condomínio possua uma conta bancária, mesmo que poupança, para guarda e movimentação dos seus recursos.

Recomendo, aliás, que o condomínio tenha uma conta corrente, preferencialmente com a emissão de boleto bancário, para movimentação do saldo arrecadado dentro do mês, fazendo-se o pagamento das despesas condominiais por meio de débito em conta ou em cheque (que deixam registro no extrato da conta, facilitando a prestação de contas), e uma poupança para guarda do fundo de reservas, que não deve ser usado pra fazer frente aos custos mensais do condomínio e, por isso, deve ficar em uma conta separada rendendo.

Assim, se o condomínio possui conta(s) bancária(s), o seu primeiro passo como síndico eleito deve ser o de procurar pelo banco, munido da ata da assembleia que te elegeu devidamente assinada pelos presentes e registrada, para alterar o representante do condomínio e responsável pela assinatura de cheques, evitando-se, desse modo, que o síndico anterior possa fazer gastos em nome do condomínio após o fim do mandato, e simplificando o pagamento das contas do seu primeiro mês como síndico.

2) Prestar contas mensalmente:

Um dos deveres do síndico é prestar contas dos valores arrecadados e gastos pelo condomínio no mês de referência.

A lei determina que as contas devem ser prestadas anualmente  ou quando requeridas pelos condôminos (art. 1.348, VIII, do Códio Civil).

Por uma questão de praticidade e transparência, e para conservar o clima amistoso entre os condôminos e facilitar a aprovação de eventuais aumentos, e evitar contestações, recomendo a prestação mensal das contas.

Nessa prestação, deve ficar expressamente discriminado, cada um dos pagamentos realizados pelo condomínio, a quem foi dirigido, a data, o valor exato e a somatória desses pagamentos.

Em outra coluna, devem ser relacionadas todas as receitas, demonstrando quais apartamentos pagaram, quanto e quando pagaram, bem como a somatória total das receitas.

Por fim, deve ser informado o saldo do mês (receitas – despesas), bem como o saldo acumulado do condomínio (fundo de reservas).

O ideal é que essa planilha seja corroborada pelo extrato da conta do condomínio no período, embora não seja indispensável. Não é necessário anexar os comprovantes de pagamento, bastando que o síndico os arquive para disponibilizar ao condômino que eventualmente solicitar.

O usual é a afixação da prestação de contas no quadro de avisos, no elevador, ou que seja anexada ao boleto de condomínio do mês seguinte.

Mas, com as ferramentas eletrônicas de que dispomos hoje, pode, por exemplo, disponibilizar em um aplicativo “na nuvem”, enviar por grupo de whatsapp, e-mail, slack ou afim, bastando que tenha um meio que lhe permita se necessário provar que prestou as contas regularmente.

No último texto desta série, fornecerei a você, GRATUITAMENTE, uma planilha modelo de prestação de contas nos moldes aqui referidos.  

3) Convocar uma assembleia geral ordinária por ano, preferencialmente no final ano (prestar contas, definir diretrizes, eleger síndico, sub-síndico e conselho fiscal em caso de mandato anual, discutir fundo de reservas e planejar intervenções mais importantes e dispendiosas):

Embora tenha recomendado a prestação mensal das contas do condomínio, com base na Lei, é na assembleia geral ordinária (AGO) que o síndico presta contas.

É igualmente nela que se elege os representantes do condomínio, caso o mandato esteja se findando.

Nessa assembleia devem ser avaliadas as contas e definidas as diretrizes pro ano seguinte. Logo, se, por exemplo, sobrou sistematicamente saldo na conta do condomínio ao fim de cada mês, pode ser votada a redução da taxa. Da mesma sorte, se houve dificuldade pra pagar as contas com o valor do rateio, deve ser majorado.

Devem ser planejadas, ainda, as intervenções e gastos mais expressivos, como a substituição de um elevador, a pintura da fachada, reforma do telhado etc..

Essa assembleia deve ocorrer impreterivelmente, podendo os demais condôminos convocá-la em casa de silêncio do síndico.

Para a convocação de uma assembléia geral (AGO ou AGE) deve ser feito edital constando data, horário, local da reunião, ordem do dia e um resumo da matéria a ser deliberada. O prazo para convocação é o previsto na Convenção do condomínio; caso seja omissa, aconselha-se um prazo de 10 (dez) dias de antecedência.

Ao término da reunião, deve ser elaborada uma ata e colhidas assinaturas do presidente e do secretário e dos demais presentes. Se não for possível no mesmo dia, faça-a logo no dia seguinte. Recomendo que não deixe decorrer muito tempo entre a reunião e a lavratura da ata.

É possível fazer constar do edital de convocação um item relativo a “assuntos gerais de interesse do condomínio”. Sob o amparo de tal item, contudo, nada poderá ser alvo de decisão ou deliberação, servindo apenas para apresentação de sugestões, reclamações ou relatos de fatos havidos, sempre assuntos de baixa relevância ou repercussão.

4) Analisar o valor do rateio mensal e propor revisão, se for o caso (percentual de inadimplência, gastos eventuais previsíveis e gastos recorrentes de periodicidade não mensal);

Como mencionado no item anterior, é dever do síndico avaliar, como administrador do condomínio, se o valor do rateio mensal é bastante para suportar os custos do condomínio.

E na definição desse valor, dois fatores normalmente são ignorado: custos invisíveis e inadimplência.

Para fixar o valor do rateio que seja suficiente para cumprir os compromissos do condomínio, não basta pegar o somatório das despesas fixas e dividir pelo número de apartamentos. É preciso que se inclua, no cômputo, por exemplo, a média de despesas eventuais, sem periodicidade definida, como, por exemplo: reposição de lâmpadas, manutenção de maquinário (elevador, portão eletrônico, interfone etc.). custo com rescisão de funcionários etc..

Esse tipo de despesa, apesar de não ter periodicidade mensal, se enquadra na definição de despesas ordinárias de condomínio, devendo ser pagas com o valor do rateio mensal e não do fundo de reservas.

Além disso, a inadimplência deve ser levada em conta. Se, por exemplo, num prédio com 16 apartamentos, historicamente um média de 2 não pagam ou pagam com atraso, o rateio deve ser calculado dividindo-se a despesa por 14. Isso porque se o valor do rateio é a divisão das despesas, basta que um não pague para que não haja fundos pra pagar todas as despesas condominiais.

E como melhor explicaremos no último texto desta série, não é dever do síndico pagar despesas de condomínio do próprio bolso.

5) Propor instituição ou majoração de fundo de reservas, se julgar necessário:

Um bom síndico age de forma providente, procurando evitar dar “sustos” nos demais condôminos. Assim, por exemplo, se a taxa de condomínio regular é de R$ 250,00 e a realização de alguma melhoria – pintura da fachada, por exemplo – vai custar a cada condômino algo em torno de R$ 2.000,00, o ideal é que o síndico faça essa provisão, planejando a melhoria pro futuro, mas iniciando a captação dos recursos os quanto antes, com vistas a diluir o pagamento e reduzir seu impacto.

Mas inteligente ainda é manter um fundo de reservas regular, que permita que o condomínio tenha sempre dinheiro em caixa, de modo que a assembleia decida qual será aplicação, sem a necessidade de chamadas extraordinárias.

E, conforme melhor explicarei no quarto texto, esse tipo de atuação quase sempre exige do síndico elevado poder de convencimento, já que a maior parte dos condôminos tende a querer pagar o menor valor fixo possível por mês e se ocupar do problema quando ele aparecer. Contudo, se já se pode prever a despesa com antecedência, a forma inteligente de custear o condomínio é incluir esses custos no cálculo das despesas regulares e evitar surpresas futuras ou chamadas extras impagáveis.

6) Revisar a convenção de condomínio e propor, se for o caso, a redação de uma nova, o mais completa e customizada quanto possível: 

Um dos principais problemas da maior parte dos condomínios é a ausência prática de convenção de condomínio.

“Mas como assim ausência de convenção de condomínio? Não é obrigatório que todos os condomínio tenham convenção?”

Sim, é. E talvez essa obrigatoriedade mascare a realidade, e dê a sensação de existir o que não prática não há.

Melhor explicando, quando o prédio é construído, um dos requisitos exigidos pelo cartório de imóveis para o registro da construção é a (instituição e) convenção de condomínio. E como é um documento obrigatório, mas na maior parte dos casos o edifício ainda não está ocupado, quem se ocupa dele é a construtora/incorporadora incumbida da construção e quase sempre o faz utilizando um modelo fornecido pelo próprio cartório de imóveis.

E esses modelos costumam se limitar a reproduzir as disposições legais sobre o assunto – que são quase sempre cláusulas gerais – e a disciplinar questões menos importantes (como a possibilidade de ter cachorro ou não etc.).

Desse modo, o condomínio que se pauta por esse modelo genérico e omisso na prática existe sem uma regulamento interno que discipline a vida dentro dele.

O que costuma ocorrer é uma sobrecarga do síndico que passa a ser chamado pra decidir questões que deveriam ser tratadas na convenção, além da judicialização de questões que seriam facilmente resolvidas por uma convenção mais completa e confeccionada especificamente para o condomínio.

Afinal, cada condomínio é um “organismo” distinto, com particularidades e pessoas distintas o ocupando.

Assim, o que recomendo é que o síndico procure um advogado especialista para orientar o debate das questões mais polêmicas e confeccionar a convenção específica do condomínio sugerindo soluções pra maior parte das situações potencialmente conflituosas.

Digo que precisa ser advogado, pois a convenção é uma espécie de contrato e o advogado é o profissional habilitado e capacitado para redigir contratos.

E digo que precisa ser especialista pois esse profissional precisa conhecer na prática situações que costumam levar condôminos ao judiciário para orientar o debate prévio dessas questões e sugerir cláusulas que solucionem o problema.

A convenção precisa dizer claramente, por exemplo, se é permitido ter animal de estimação e o porte, em que áreas o animal pode circular, o que se entende por barulho excessivo e qual a forma de constatação do barulho (se por medidor de decibéis adquirido pelo condomínio, se pelo testemunho de dois ou mais condôminos), como se registra reclamação contra outro condômino, que penalidades o síndico pode aplicar em caso de descumprimento da convenção, qual a forma de aplicação dessas penalidades e como o condômino apenado pode se defender, quais os deveres do síndico, subsíndico, conselho fiscal se for o caso, forma e horários para utilização de salão de festas, se é permitido ou não que crianças brinquem na garagem, se é permitido alugar vaga para condômino de fora do condomínio, se o condômino pode explorar atividade profissional na sua unidade, se pode ser constituída “república” ou pensionato, quais os dias e horários para mudanças, como se procede em caso de reforma, e mais um sem número de questões que são particularidades de cada condomínio.

E esse regulamento precisa estar registrado no cartório, de modo que a pessoa pretenda comprar um apartamento no edifício já conheça o seu regulamento interno e sequer precise consultar o síndico sobre.

E o que se vê na prática, é que sendo a convenção omissa sobre a maior parte das questões relativas à convivência interna o uso das áreas comuns, quase sempre sobra pro síndico decidir, gerando uma sobrecarga do ocupante do cargo.

Por isso, recomendo que o síndico, ao iniciar seu mandato, avalie a convenção com vistas a verificar se ela é adequada pra reger a convivência condominial.

Nos próximos textos, dissecaremos a outra metade dos deveres do síndico, bem como os seus direitos e as condutas que não deve adotar no exercício de suas funções.

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